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1. Auxilia nos resultados ?

O sistema deve ser avaliado principalmente pela contribuição que dá aos processos operacionais da empresa, rapidez e qualidade e até quanto ao resultado financeiro. Se o sistema que você contratou lhe oferecer constantemente análises e soluções para e da sua empresa, que envolvam controle de custos, impostos, centro de resultados, posições financeiras e de vendas, acompanham os processos produtivos, então é provável que você esteja bem assessorado.

2. Tem perfil gerencial ?

Hoje, o bom sistema de gestão e ERP não responde apenas pelas tarefas operacionais. Ele deve ir além disso, processando a mesma informação para que seja compreendida de diversas formas, de diversos pontos de vista. Não basta ser apenas um sistema integrado (que ao incluir uma NF já baixa o estoque e cadastra o contas a receber). Precisa também agrupar os resultados por áreas, dinamizar fluxos de caixas, executar posições financeiras globais, comparar metas, enfim, precisa disponibilizar informações de forma gerencial.
A relação entre você e a empresa que desenvolve o sistema deve ser de extrema confiança, porque o consultor técnico é o profissional que terá informações confidenciais e estratégicas da empresa para poder lhe disponibilizar estes resultados.

3. É hábil e flexível ?

É condição indispensável que o sistema seja hábil e flexível. Ou adianta alguma coisa você saber que sua área comercial (por exemplo) vai gastar mais do que o previsto, depois que já gastou ?
Mas só isso não basta. O software deve ter condições também de entender e interpretar a legislação e as atividades da sua empresa. O consultor técnico deve ter condições de orientá-lo sobre os melhores caminhos a serem buscados. Tudo isso de forma rápida e eficaz. Caso contrário, o sistema vai ficar tão desatualizado que o melhor lugar para ele será na lixeira do Windows?.

4. É atualizado ?

É fato que todo sistema precisa estar constantemente se reciclando sobre leis, medidas provisórias, toda sorte de obrigações fiscais e tributárias que impactam o mundo corporativo, as novas tecnologias, plataformas de sistemas operacionais, comunicação rápida, internet, e uma visão bastante próxima do que acontece no mercado. Assim, poderá prever problemas futuros ou potenciais e ajudá-lo a resolvê-los.

5. Oferece soluções ?

Ainda não é tão comum, mas as empresas devem contar com seus parceiros de sistemas para que lhes ofereçam serviços de personalização. O sistema, por mais abrangente que possa ser, precisa ter condições de ser personalizado para atender aquelas coisas específicas da sua empresa que lhes são tão úteis e até mesmo vitais. E deve ser de implementação rápida e com custos adequados.

6. Faz Contrato ?

Parece óbvio, mas nem toda Empresa de TI se preocupa em fazer um contrato de licenciamento e prestação de serviços, apesar de ser uma prática recomendada pelo Código de Defesa do Consumidor. O contrato estabelece os direitos e os deveres de ambas as partes e é um poderoso instrumento jurídico. O contrato deve possuir ainda as garantias de que o software e serviços estarão disponíveis e sempre atualizados, além é claro de incluir uma cláusula que preveja rescisão, caso você não fique satisfeito com os serviços prestados.

7. Tem registro ?

Outro item que parece óbvio, mas que pode acabar por lhe dar uma dor de cabeça imprevista. O seu Software é registrado no INPI ? É registrado junto as Receitas Estaduais ?
Entre outros fatores, lembre-se que você não poderá fazer talonário de NF se o software que sua empresa usa não estiver devidamente registrado.